Devenue le standard adopté par la plupart des entreprises, la flexibilité organisationnelle est la tendance RH de cette dernière décennie. Le contexte de la crise sanitaire par lequel les différents pays sont passés a favorisé ce mode de travail partout sur la planète, mixant distanciel et présentiel.

Certes, les employés se retrouvent dans le confort d’exercer leur fonction dans un cadre qui leur est favorable. Ils ont l’opportunité de bien équilibrer leur vie personnelle et professionnelle et se disent globalement plus heureux professionnellement. Mais, la situation des entreprises est à considérer de près pour que ce système soit entièrement bénéfique. Effectivement, cette organisation présente des lacunes qui ont des répercussions négatives sur la productivité, et ainsi sur le résultat de l’entreprise. Toutefois, des solutions existent pour les surmonter et tirer profit de ce système.

Les limites de la flexibilité organisationnelle

Cette organisation des entreprises, mettant en avant les travaux à distance et la présence au bureau, présente certes des avantages pour les salariés, mais peut avoir des inconvénients pour les employeurs. Pour que ce système marche, les responsables des ressources humaines et les dirigeants doivent identifier ses limites et adopter les solutions adéquates.

Manque de communication

Sans une équipe spécialisée dans la communication et en l’absence des moyens efficaces pour transmettre les informations, la flexibilité organisationnelle est vouée à l’échec. Les directives, les procédures et les détails dont les employés doivent prendre connaissance ne parviennent pas aux personnes qui travaillent à distance. Ces dernières peuvent avoir des soucis à respecter les règles mises en place, ce qui nuit considérablement à leur performance. Par ailleurs, elles peuvent se sentir en marge et n’intègrent pas totalement les équipes. La coordination au sein de l’entreprise en est impactée. Les malentendus peuvent aussi plus facilement se développer et créer des situations conflictuelles ou d’autres problèmes encore plus grave.

Problème de supervision

Dans le cas où le système serait mal conçu en amont, un souci d’organisation et de supervision peut avoir lieu. La surveillance physique n’est pas toujours nécessaire lorsque les employés sont conscients et motivés. Mais dans certains cas, elle est indispensable, comme lors des évaluations de la performance de chaque personne. Il arrive aussi que les gens qui travaillent à distance aient du mal à se discipliner et confondent leur vie professionnelle et leur quotidien à la maison. Le risque de sous-production et de baisse de qualité est imminent dans ce contexte. À noter que les managers devront être formés à ce nouveau type d’organisation car ce sont eux qui seront aux manettes pour sa mise en place.

Charge de travail importante

Chaque entreprise est libre d’opter pour sa propre organisation, certaines optent pour les 4 jours de travail au lieu de 5 pour le système conventionnel, tandis que d’autres privilégient la collaboration avec des travailleurs indépendants. Peu importe, les donneurs d’ordre doivent être en mesure d’évaluer les charges à octroyer à chaque personne. Il est évident que les tâches réalisées pendant 4 et 5 jours ne sont pas les mêmes. Cette différence est à prendre en considération, sinon la qualité des travaux n’est pas optimisée. Trop de pression peut engendrer le résultat contraire à ce qui est attendu, d’autant plus que les salariés peuvent tomber dans le burnout.

Les solutions adaptées

À chaque problème existe une solution qui permet de pallier la baisse de productivité, la démotivation et le souci des objectifs.

 La communication ne devrait pas être un souci pour les entreprises étant donné que les moyens sont diversifiés et nombreux. A priori, des réunions régulières doivent être organisées, incluant toutes les personnes qui exercent à distance. Au quotidien, les autres canaux de communication, tels que les plateformes de collaboration, les messageries, voire les réseaux sociaux professionnels, peuvent être utilisés pour fluidifier la transmission d’informations.

Une équipe doit être dédiée à l’organisation au sein de l’entreprise afin de superviser les tâches des personnes à distance. Elle peut aussi servir d’intermédiaire et passer les messages et les informations.

Les objectifs doivent être atteints et les raisons qui empêchent de réussir sont à évoquer pour que les responsables puissent trouver les solutions pour y remédier. Dans ce cadre, il convient de mettre en place des critères d’évaluation des performances et d’objectif mesurables.

 Concernant la charge de travail, une révision des fiches de poste est nécessaire. Il est possible de déléguer des tâches qui s’avèreraient trop nombreuses à d’autres personnes, quitte à recruter de nouveaux collaborateurs. Imposer la déconnexion à certains moments de la journée et de la semaine s’avère également indispensable, même pour les managers.

L’idéal est de donner aux salariés la possibilité de choisir le panachage de leur temps en présentiel ou à distance, avec certaines plages de temps obligatoires sur le lieu de travail, pour des réunions, par exemple. En effet, le télétravail ne convient pas à tout le monde. Certains peuvent préférer le cadre fixe et les échanges avec les collègues rendus possibles par la présence au bureau.

Ainsi, la flexibilité organisationnelle possède ses écueils qu’il est possible de prévenir, à condition d’y consacrer une gestion avisée et capable de s’adapter aux difficultés rencontrées.

Source : article sur Parlons RH