Comment réussir le préboarding d’un nouvel employé ?

Le préboarding correspond à une période de transition entre la promesse d’embauche et la date effective de prise de fonction d’un collaborateur. Il consiste pour son futur employeur à sécuriser cette période, c’est-à-dire à continuer de le conquérir pour ne pas le perdre. En quoi consiste-t-il précisément, comment le mettre en œuvre et pourquoi est-il si important ?

Qu’est-ce que le préboarding ?

Un processus d’embauche est à la fois coûteux et chronophage pour une entreprise. Si elle trouve le bon profil pour un poste, elle se doit de maintenir l’intérêt de la nouvelle recrue, surtout si celle-ci ne doit prendre ses fonctions qu’au bout de quelques semaines. Elle restera donc régulièrement en contact avec le collaborateur pendant cette période de préboarding. En effet, s’il ne reçoit aucun signe de vie de son nouvel employeur, il pourrait se sentir délaissé, ou il serait tenté de croire que le poste n’est plus à pourvoir. Il est aussi probable qu’il développe des sentiments négatifs envers l’organisation dans laquelle il est pourtant appelé à évoluer pendant les prochaines années. Enfin, il pourrait également changer d’avis et se désister.

Un préboarding est indispensable et ce sont les statistiques qui l’affirment

Les statistiques révèlent que 15 % des candidats sélectionnés ne sont pas venus le jour d’embauche comme convenu. 56 % d’entre eux ont estimé qu’ils ne partageaient pas les valeurs de la compagnie qu’ils devaient intégrer. 40 % ont accepté une meilleure offre d'emploi émanant d’autres organisations ou de leur employeur du moment. Ces chiffres montrent de façon évidente pourquoi les entreprises doivent investir dans cette période cruciale, dans leur intérêt et dans celui du candidat.

Pourquoi le préboarding doit-il être bien préparé ?

Le collaborateur bien accompagné avant son intégration est immédiatement opérationnel. Il n’est pas non plus dépaysé, car il connaît déjà son futur environnement, il aura eu le temps de s’imprégner de la culture d’entreprise, de vérifier que les valeurs de l’entreprise sont en adéquation avec les siennes, de développer déjà un sentiment d’appartenance qui lui évitera de faire volte-face au dernier moment. Il est donc très important de lui montrer qu’on s’intéresse à lui. Il est aussi confiant sur son avenir dans sa nouvelle société. Par ailleurs, cette étape permet également de gagner du temps au niveau de l’intégration proprement dite, la phase d’onboarding, par exemple sur l’élaboration du dossier administratif de l’employé.

Que faire pour un préboarding réussi ?

Pour que le candidat se sente déjà chez lui et afin qu’il fasse connaissance de ses futurs collègues, l’entreprise peut lui proposer des rencontres cordiales en l’invitant à prendre un verre ou au restaurant. Les responsables RH le convient également aux principales réunions ainsi qu’aux événements organisés par l’entreprise tels que les séminaires et les incentives. Il peut également être suivi par un parrain qui l’appelle régulièrement pour l’informer de l’organisation interne et des outils utilisés, qui lui transmet des informations sur l’entreprise. Ils peuvent discuter de la mutuelle, de l’horaire de travail, des chèques déjeuner et de toute question essentielle pouvant influer son quotidien et même sa carrière.

Certaines entreprises éditent un guide retraçant toutes les informations utiles pour les nouvelles recrues. Ces dernières y découvrent par exemple un organigramme du département dans lequel elles seront affectées. Il est aussi possible de planifier des rencontres préalables avec les autres services.

Pour conclure, tisser un lien avec le futur collaborateur permet de lui faire bonne impression. Il se sentira valorisé et aura à cœur de s’engager dès le premier jour. En définitive, il ne ressentira pas l’émoi typique des nouveaux collaborateurs qui craignent de ne pas être à leur place et qui éprouvent de l’appréhension à se retrouver dans un environnement qui ne leur est pas familier. Cet investissement de l’entreprise prend particulièrement son sens pour les profils les plus demandés.

Source : article sur Hello WorkPlace

Crédit photo : Michael Tapp